עשרת הדברות לניסוח מודעת דרושים למשרה אדמיניסטרטיבית

עשרת הדברות לניסוח מודעת דרושים למשרה אדמיניסטרטיבית

עשרת הדיברות לניסוח מודעת דרושים למשרה אדמיניסטרטיבית (see English bellow)
אז החלטתם לגייס מישהי דרך אתרי הפירסום והרשתות החברתיות....

הדיבר הראשון
מומלץ מאוד 'לקרוא לתפקיד בשמו' – האדרת הגדרת התפקיד (לקרוא לתפקיד מזכירת מנכ"ל – עוזרת מנכ"ל) יגרור פנייה של מועמדות בעלות ניסיון רב יותר, אשר מצפות לרמת אחריות גבוהה יותר ולשכר גבוה יותר. מאידך, הקטנת הרמה של התפקיד (לקרוא למנהלת משרד – מזכירה) עלול לגרום הצפה של פניות ממועמדות ללא ניסיון רלוונטי.
הדיבר השני
כדאי לכלול עד כמה שאפשר במדוייק את מיקום החברה (לא רק עיר, גם אזור בעיר). שלא כמו מנהלים בדרגות שכר גבוהות, או אנשי מקצוע אשר מוכנים לנסוע רחוק עבור משרה מתגמלת כלכלית ו/או מקצועית, במשרות האדמיניסטרטיביות בדרך כלל התגמול אינו מצדיק נסיעה רחוקה, ותפקידים אדמיניסטרטיביים נדרשים כמעט בכל עסק או חברה.

הדיבר השלישי
ציינו את מיקום הישיבה של העובדת – בקבלה, אופן ספייס, או במשרד – למיקום הזה השלכה ברורה על אופי התפקיד האדמיניסטרטיבי. לצורך ההדגמה - לישיבה בקבלה ישנן משמעויות והשלכות על אופי התפקיד כולו כיון שהיא כוללת משימות כגון: מענה לדלת, קבלת אורחים, אירוח וכו'

מידע זה עשוי להיות מכריע בבחירתה של מועמדת במשרה.
הדיבר הרביעי
כדאי לפרט תחומי פעילות ואחריות ודוגמאות של משימות שונות שהן בתחומי אחריות התפקיד. מידע זה מספק למועמדות מושג ברור יותר על אופי התפקיד ומעודד מועמדות אשר מעוניינות ביותר תחומי עניין ואחריות להגיש מועמדות. מאידך, ניתן לסנן מועמדות אשר אינן מעוניינות במשימות מסוג מסויים (כגון, טיפול בחשבונות או בגבייה מלקוחות)

הדיבר החמישי
"היררכיה" – מומלץ לציין למי כפופה העובדת (ישירות למנכ"ל, מנהל בכיר, עובד אדמיניסטרטיבי אחר, וכיוצב') והאם יש לה אחריות על עובדים אחרים. מידע זה ממחיש את הדרג של התפקיד ומאפשר למועמדות להבין את רמת האחריות והניסיון הנדרשים.

הדיבר השישי
חשוב מאוד לציין את ימי ושעות העבודה ועד כמה נדרשות שעות נספות או, לחלופין, אם מדובר במשרת אם ויש גמישות, כמה פעמים בשבוע היא מוצעת ובאיזו שעה ניתן לסיים. עבור מועמדות רבות מהווה השילוב של שעות העבודה וחיי המשפחה – שיקול מכריע, וברמה הפרקטית נקבעת היכולת שלהן לקחת על עצמן את התפקיד בהתאם ליכולתן להגיע בזמן לאסוף את הילדים מן המסגרות.

הדיבר השביעי
מומלץ לתת כמה שיותר פרטים בנוגע לחברה. גם אם חשוב לשמור על אנונימיות ניתן לרשום מה סוג החברה/ במה עוסקת, סדר גודל (כמה אנשים עובדים בה), כמה שנים היא קיימת, וכדומה. מידע זה מאוד רלוונטי למועמדות שיש להן העדפות לסוגי חברות וסביבת עבודה מסויימים.

הדיבר השמיני
כדאי לציין איזה ניסיון נדרש בתפקיד, כמה שנים ובאילו תפקידים. תפקיד בו נדרש ניסיון של שנה-שנתיים, מן הסתם יהיה לחלוטין שונה בדרג, ברמת האחריות ובגובה השכר מתפקיד בו נדרשים לפחות 7-10 שנות ניסיון.

הדיבר התשיעי
חשוב מאוד לציין את רמת הידע/שליטה הנדרשים בתחומים שונים (שפה עברית, שפות נוספות, סביבת עבודה במחשב, תוכנות וכו') בכדי לשפר את היכולת לסנן התאמה לתפקיד.

הדיבר העשירי
אחרון חביב - מכביד ומיותר לציין תכונות אישיותיות נדרשות (כגון: חריצות, יכולת עבודה בצוות, יכולת ריבוי משימות ותעדוף וכדומה)  מחפשי עבודה בדרך כלל מייחסים לעצמם את כל התכונות האלה (ונוספות...), וממילא לא נוכל לסמוך על דעתם שלהם על עצמם.... 

בהצלחה !!! 

The 10 Commandments of Constructing an Ad for an Admin Position

 So, you decided to recruit by placing an ad and through social media….

1st Commandment
It is advisable to 'call it like it is' – Glorification of a position (i.e. calling a secretary to the CEO – a PA) will encourage over qualified candidates to apply with expectations of a higher level of responsibility and higher salary. On the other hand, demoting the title of the position (calling an office manager – a secretary) might cause an influx of underqualified candidates lacking relevant experience.

2nd Commandment
It’s a good idea to specify the company’s location (not just the city, but the area as well). Unlike upper management or professional workers, who are willing to travel far for a monetarily or professionally rewarding position, the levels of compensation in administrative positions usually do not justify a long commute, and administrative positions are needed in almost any business or company.

3rd Commandment
Indicate the employee's seating location – At the reception, in an open space, in an office – this location has direct bearing on the nature of the administrative position. For example – sitting at the reception desk has significance and implications on the entire nature of the roll, as it includes tasks such as: answering the door, greeting guests, hosting, etc.

This information can be crucial to the candidates’ interest in the position
4th Commandment
It’s a good idea to elaborate on the scope of the responsibilities of the position and provide examples of tasks which are in that scope. This information provides the candidates with a clearer understanding of the nature of the position and encourages candidates who are interested in additional challenge and responsibility to present their candidacy. On the other hand, it allows to sift out candidates who are not interested in performing certain tasks (such as handling client accounts or collections)

5th Commandment
 “Hierarchy” – It is recommended to specify who the employee is subordinate to (directly to the CEO, an executive, another administrative employee, etc.) and whether she manages other employees. This information exemplifies the level of the position and allows candidates to understand the level of responsibility and experience required.

6th Commandment
It is important to specify the days and hours of work and what kind of additional overtime is required, or if is a ‘mommy hours’ type of position, how many times a week flexibility is possible and at what time. For many candidates, the combining of work life with family life – is a crucial consideration, and on a practical level their ability to take a on position is determined by their ability to make it in time to pick up the kids from their schools.

7th Commandment
It is recommended to provide as much information about the company as possible. Even if anonymity is important, it is possible to specify the type of company/what it deals with, general size (how many employees), how many years of operation, etc. This information is very relevant to candidates who have specific preferences towards company types and specific work environments.

8th Commandment
It is advisable to specify the level of experience required for the position, how many years and in what roles. A position requiring a year or two of experience will obviously be entirely different in level, degree of responsibility and compensation range than a position requiring at least 7-10 years of experience.

9th Commandment
It is very important to specify the level of knowledge/control in different areas (Hebrew, other languages, computer literacy, specific software, etc.) in order to improve the ability to screen compatibility for the position.

10th Commandment
Last, but not least – it is cumbersome and is superfluous to list required personality traits (such as: hard working, team player, multitasking, prioritization, etc.) Job seekers usually attribute to themselves all of the above attributes (and then some…), and it isn’t possible to rely on their own opinion of themselves….

 GOOD LUCK !!!