כמה יכול להיות מסובך לנהל יומן פגישות?

כמה יכול להיות מסובך לנהל יומן פגישות?  או: למה יותר קשה למצוא מזכירה איכותית ממהנדס תוכנה טוב?

"בואי נהיה כנים", אמר לי רוני, הבעלים והמנכ"ל של חברת היי טק קטנה בתחום האינטרנט ברמת החיל, "אין כזה דבר מזכיר מחלקה או מנהל משרד בשוק העיסקי. החוק מחייב את כולנו להתנסח בלשון שפונה לנשים וגברים כאחד, אבל אין כזה דבר". ואני נאלצתי להודות שהוא צודק.

בכל 20 שנות עבודתי בתחום ההשמה של תפקידי אדמיניסטרטיביים, עם אלפי מועמדות לתפקידי האדמיניסטרציה השונים בכל הרמות (החל ממזכירת קבלה ועד מנהלת לשכת יו"ר או מנהלת אדמיניסטרציה בחברה של מאות עובדים), קבלתי רק שתי פניות מגברים, ובאחת מהן הסתבר כי היתה למועמד אי הבנה בנוגע למהות התפקיד....רוני, שהקים את החברה במו ידיו 7 שנים קודם לכן, הצליח לאייש בהצלחה מרובה 13 תפקידים – 7 מהנדסי פיתוח תוכנה, 2 אנשי IT, שלושה גרפיקאים/ות, ואפילו מנהלת חשבונות. המזל גם שיחק לו עם מנהלת המשרד. שנה אחרי שפתח את החברה, היגיעה אליו יעל, בת של מכרים, שהיתה אחרי שחרור מהצבא. היא התחילה במשרה חלקית כמזכירת קבלה, ועם הזמן 'גדלה' לתוך תפקיד מנהלת המשרד. מפעם לפעם, ביוזמתה האישית, היתה לוקחת אחריות על תחום חדש, משתלטת עליו ומתמחה בו. היקף המשרה התרחב, ויעל, אשר גדלה בהדרגה עם העסק והכירה כל פן שלו לפני ולפנים, ניהלה את העניינים ביעילות וביסודיות. אחרי 5 שנים יעל החליטה שהיגיע זמנה ללכת ללמוד. היא התקבלה לאוניברסיטת חיפה, נתנה לרוני חודשיים התראה, וסיימה את עבודתה, לא לפני שעזרה לרוני למצוא את ליהי ועשתה לה חפיפה יסודית ומקיפה. ליהי היתה בפרופיל מאוד דומה לזה של יעל – חייכנית, מסורה לעבודה והסכימה לשכר של 5,500 ש"ח ברוטו + נסיעות. שבוע אחרי שעזבה יעל, הסתבר שליהי לא ממש מצליחה להשתלט על העניינים. היא אמנם צעירה ומקסימה כמו יעל, אבל בכל פעם שמוטלות עליה יותר משתי משימות במקביל, היא מאבדת את העשתונות, נלחצת ועושה טעויות. שבועיים אחר כך, מייד אחרי ששלחה ליהי שתי הצעות מחיר במקביל לשני לקוחות – והחליפה בינהם, דבר שעלה לרוני באי נעימות מאוד גדולה, וכמעט אובדן של לקוח – רוני נפרד ממנה.

בלית ברירה החליט רוני להתחיל מחדש בחיפוש. הוא פירסם מודעה באחד מן האתרים וקיבל לא פחות מ- 280 קורות חיים. לאחר סינון ראשוני מייגע הוא התקשר ל-17 מועמדות, הזמין אליו לראיון 12, מתוכן היגיעו אליו 7 ודנה נבחרה לתפקיד מנהלת המשרד. הוא אמנם היה צריך לעלות את השכר המוצע ל- 6500 ברוטו + נסיעות וביטוח מנהלים, אך לאחר שיחה עם המעסיק הקודם שלה וקבלת המלצות חמות, החליט רוני שהיא מתאימה לאיוש המשרה. רוני חישב שהישקיע בתהליך הזה יותר מ-2 ימי עבודה, אבל הוא היה מרוצה מהתוצאה. זה לקח חודש וחצי עד שרוני הבין שאמנם בתפקידה הקודם היתה דנה המזכירה האישית של המנכ"ל ועשתה עבודה נהדרת במשך שנתיים, אך לא היה לה מושג איך מנהלים משרד.

מאז התחלפו בחברה של רוני 6 (!) מנהלות משרד בפרק זמן של שנה וחצי. 

אחרי דנה היגיעה אורנית שעשתה עבודה טובה בניהול המשרד, אפילו טובה מאוד, אבל התנהגה בצורה מאוד שתלטנית כלפי שאר העובדים ויצרה אוירה מאוד מתוחה סביבה. רוני הבין בדיעבד מדוע לא הצליחה להחזיק מעמד במקומות עבודה והסכימה לשכר של 6500 ברוטו, שהיה יחסית נמוך למה שביקשו מועמדות אחרות עם שנות הניסיון שלה.

אחריה, עינת עזבה אחרי שבוע כשהסתבר לה שהיא מצופה להגיש קפה וכיבוד כאשר מגיעים אנשים לפגישות אצל רוני.

גילי 'נשברה' אחרי 4 חודשים, הנסיעות ממקום מגוריה בראשון לציון היו פשוט יותר מידי.

עם אורנית לקח שלושה ימים עד שרוני התחיל להרגיש שהיא נמצאת יותר בחוץ מאשר ליד העמדה שלה. פרט 'קטן' שלא עלה באף אחת משיחותיהם – אורנית עישנה, והסתבר שהיא צריכה לקחת 'הפסקת סיגריה' כל שעתיים-שלוש. חוץ מזה, הריח שאותו הקפידה כל כך לאוורר ולהסתיר במהלך הראיונות, היה עכשיו מאוד ברור ולא נעים. 

אחריה היתה לירון. ומיכל. ושמרית. רוני התחיל להרגיש שהוא נכשל. רוני הוא לא היחיד שהתמודד עם בעייה כאובה זו. אלפי מעסיקים נתקלים בבעייה הזו מחדש בכל גיוס אדמיניסטרטיבי – כיון שהקושי מתחיל מבסיס מהות התפקיד. 

בניגוד למה שמקובל בארצות הברית ובמדינות אירופה, שם המשרה המזכירותית נחשבת מכובדת, כאן בארץ, בקולקטיב הלאומי הישראלי, אשר שורשיו בשירות הצבאי, נתפס התפקיד המזכירותי כנחות. זהו תפקיד אותו תעשה חיילת (רק חיילת, לא חייל) כברירת מחדל, ורק אם אין לה הכישורים והרמה הנדרשים לבצע תפקיד 'מקצועי' אחר. כפועל יוצא, לאחר השיחרור, וגם לאחר לימודים אקדמאיים, מעט מאוד נשים בעלות יכולות מגיעות לתפקידים מן הסוג הזה כבחירה בקריירה. רובן פשוט 'מתגלגלות' אליו, כפי שקרה ליעל בעבודתה אצל רוני. 

במקביל, חרוט התפקיד המזכירותי בתודעה הלאומית ככזה שאינו דורש כישורים מיוחדים. "לא צריך ללכת לאוניברסיטה כדי לענות לטלפון או לקבוע פגישה" אמר לי פעם סמנכ"ל כספים ותיק, שותף בכיר בחברת השקעות. והוא צודק. את מה שעוזרת אדמיניסטרטיבית טובה צריכה להיות מסוגלת לעשות – לא ניתן ללמוד בשום מקום. אבל אוסף התכונות הנדרש, זה שמבדיל בין מישהי שיודעת לקבוע פגישות לבין מישהי שיודעת "לנהל" את זמנו של האדם לו היא נותנת שירות – הוא נדיר ואיכותי. 

באמת אין צורך, ואפילו בלתי אפשרי לרכוש את הכישורים הנדרשים במוסד אקדמי, אבל זהו מקצוע שבהחלט יש צורך ללמוד אותו OJT (On the Job Training), ושוק העבודה מוצף בנשים שחושבות שאת העיסוק הזה לא צריך ללמוד בכלל ומבקשות לעשות 'הסבה' באמצע החיים. רק מישהי שמעולם לא בצעה תפקיד כזה, יכולה לחשוב שכל מה שהיא צריכה זה לדעת איך לענות או להשיג מישהו בטלפון, לקבוע פגישה או להכין מצגת, בכדי להיות מזכירת מנכ"ל.

את הנושא המחיש לי היטב דן, עו"ד ותיק, שותף בכיר במשרד עורכי דין בתחום המסחרי. נפגשתי איתו במשרדו בכדי להבין טוב יותר את הדינמיקה של הפעילות ואת הצרכים שלו. את הפרופיל של העובדת שהוא רוצה הוא הגדיר כך: זמינה למשרה מלאה, א'-ה' 9-18, וגם גמישה לשעות עבודה נוספות כשיש לחץ או פגישה חשובה, מישהי זריזה, יעילה, תקתקנית, מאוד מסודרת, שיודעת לנהל יומן פגישות עמוס ומורכב שכולל פגישות רבות משתתפים, שיכולה גם לנהל את המנקה וגם לדבר עם לקוחות מאוד חשובים בגובה העיניים. מישהי מנוסה, עם ניסיון במשרדי עורכי דין, בעלת יציבות תעסוקתית ולא מחליפה מקום עבודה כל שנה, שמבינה את המהות של העסק, מישהי איכפתית, דיסקרטית, שמזדהה עם מקום העבודה שלה ומתנהגת כאילו שהעסק שייך לאבא שלה (רשימה צנועה...). 

לשאלתי, מה הטווח השכר אותו מעוניין לשלם לעובדת במשרה הזו ענה: "6000 ברוטו. בסך הכל מדובר בתפקיד של מזכירה". הוא הסביר לי שלא הגיוני שמזכירה תרוויח יותר מהמתמחים במשרד, שסיימו 4 שנות לימודי משפטים. אני סברתי שההשוואה לא רלוונטית – מתמחה הוא עובד אשר מסתפק בשכר שהוא נמוך מאוד כיון שהוא בעקרון 'משלם' על הזכות להחשף לתחום המקצועי בו הוא מתמחה, ללמוד ולצבור בו ניסיון, בעוד המזכירה מצופה להגיע עם כל מה שצריך על מנת לתת את השירות הנדרש. היא אינה 'מרוויחה' ידע מקצועי כמו המתמחה. כמו עו"ד מנוסה - היא מעניקה שירות שעושה שימוש בכישורים ובניסיון שכבר יש בידיה. כמו שאמרתי לדן – למזכירה לא משלמים עבור הידע האקדמי שרכשה בלימודים, למזכירה משלמים עבור הניסיון, אבל בעיקר עבור האיכויות שהיא מביאה איתה.

הרגעתי את רוני. זה מאוד נפוץ. כמעט כל מנהלת גיוס תאמר לך שהמשרה המזכירותית-אדמיניסטרטיבית היא הקשה ביותר מבחינתה להשמה כיון שיש לה כל כך הרבה היבטים מורכבים.

מצד אחד, כמו שהגדירה לילי, מנהלת מ"א בחברת תקשורת גדולה – זה מקצוע שאין בו שום פרסטיז'ה. הוא מושך אליו אוכלוסיה פחות משכילה ואיכותית, אך דורש בהרבה מאוד מקרים, רמה אישית גבוהה באופן מיוחד. יותר גבוהה מזו שנדרשת מהרבה מנהלים. 

מצד שני, טווח המשכורות המוצע לתפקידים אלה הוא מן הנמוכים בשוק, ומנהלים רבים מידי לא מבינים את הקשר בין הקושי שלהם למצוא מישהי איכותית, לבין העובדה שהם לא מוכנים לשלם שכר שמשקף את רמתה ויכולותיה של העובדת.

מצד שלישי, חסרה הרבה מאוד אבחנה בין התפקידים השונים במקצוע. תפקיד של מנהלת משרד לא בהכרח יתאים למישהי כמו דנה, שהיגיע למשרדו של רוני עם ניסיון כמזכירה אישית. ומזכירת מנכ"ל של חברת השקעות בה עובדים 10 איש לא בהכרח תוכל למלא תפקיד של מזכירת סמנכ"ל בחברה של 450 איש.

ומן הצד הרביעי – זו משרת אמון. זו משרה שבה חייבת לשרור הרמוניה מוחלטת בין המנהל/ת לעובדת שלו/ה. ואז, כל כך הרבה פעמים קורה שלאחר שכל-כל הפרמטרים הסתדרו 'על הנייר', נופלת המועמדת על העדר כימיה בין אישית.

רוני למד מן הניסיון. הוא העלה את השכר שהיציע לתפקיד ל- 7800 ש"ח ברוטו, שכר שמשקף את היקף העבודה והניסיון שהוא חיפש, הוא בחר את הדס, שהיגיעה עם ניסיון של שנתיים בניהול משרד מהנדסים, שלח אותה גם למבדק גרפולוגי כדי לוודא שהיא באמת בעלת הטמפרמנט והגישה השירותית שהפגינה בראיון איתו, ואחרי שבועיים של חפיפה התפנה לעסוק בפיתוח העסק במקום בבקרת נזקים וחיפושי עובדים.

טלי שילון

* יובהר כי הכתוב במאמר זה משקף את דעתה של הכותבת בלבד ולא נועד לשמש תחליף לייעוץ מכל סוג שהוא. כל המסתמך על המידע בכל דרך שהיא עושה זאת על אחריותו בלבד. 

תאריך: 29-12-2014