איך בחרתי שוב את המזכירה הלא מתאימה?

איך בחרתי שוב את המזכירה הלא מתאימה? או: שבעת המינים (של מקצועות האדמיניסטרציה).

כאשר בעל החברה מצליח לאייש בהצלחה מרובה את כל המשרות המקצועיות בעסק שלו, אך מגלה שמי שבחר לתפקיד מנהלת המשרד אינה מתאימה... מה גורם לטעות? כיצד ניתן להמנע ממנה?

רונן הוא מייסד ושותף בכיר בחברת ייעוץ אסטרטגי. הוא מעסיק 10 עובדים בתחומי הכלכלה והאסטרטגיה וכולם הולכים איתו כברת דרך של שנים. הוא פנה אלי אחרי הכשלון השני במציאת מנהלת משרד מתאימה. ישבתי עם רונן במשרדו ובתוך מספר דקות צף הגורם לבחירות המוטעות – רונן אינו מבחין במקצועות האדמיניסטרציה. למרבה המזל זו אינה מגבלה גנטית כמו עיוורון צבעים, היא נובעת מחוסר הידע ששורה בקרב הציבור בנוגע לתחומי העיסוק השונים באדמיניסטרציה.

הכל מתחיל מן התפיסה שהמשימות הכלולות בתפקיד שהוא מזכירותי- אדמיניסטרטיבי באופיו, הן פשוטות, וברובן אף בנאליות ולכן ניתן לאחד אותן תחת אותה מטריה. הדיעה הרווחת בשוק העבודה היא שכל מי שיכולה לענות לטלפון, לקבוע פגישה, להזמין כרטיסי טיסה ולהכין מצגת בפאאור פוינט יכולה להיות מזכירת מנכ"ל, וכל מי שיש לה ניסיון בניהול מו"מ בעת רכישת סחורה, יכולה להיות מנהלת אדמיניסטרטיבית. הגישה הזו באה לידי ביטוי אצל המעסיקים בחוסר מודעות לטווח המשימות הנדרש בתפקיד. הגישה הזו באה גם לידי ביטוי אצל נשים רבות אשר מגיעות מתחומי עיסוק שונים לחלוטין ומציעות את עצמן לתפקידים מן הסוג הזה ללא שום רקע בתחום, רק כיון שהתפקיד נראה לא קשה מידי ומתאים מבחינת המיקום ושעות העבודה.

על כל אלה נוסף הפן הקריטי של ההתאמה לאופייה של החברה ולתרבות האירגונית. במקצועות רבים עולה יכולת הביצוע המקצועי בחשיבותה על כל פרמטר אחר. במקצועות המזכירותיים-אדמיניסטרטיביים רמת הצלחתה של העובדת תיקבע מעל ומעבר לכל על ידי - התאמתה האישית לסביבת העבודה, הקשר שהיא מצליחה ליצור ולקיים עם האנשים סביבה, ורמת האימון שרוכשים לה מעסיקיה.

המלצות למעסיק לייעול החיפוש בפירסום המשרה: 

מומלץ מאוד 'לקרוא לתפקיד בשמו', ניסיון להאדיר את הגדרת התפקיד יגרור פנייה של מועמדות בעלות ניסיון רב יותר, אשר מצפות לרמת אחריות גבוהה יותר ולשכר גבוה יותר. יש לזכור שבתוך התחום המזכירותי-אדמיניסטרטיבי יש מגוון רחב של תפקידים, או התמחויות.

להלן הגדרות ל-7 תפקידים מזכירותיים-אדמיסטרטיביים שונים:

  • פקידה – בדרך כלל מתייחס לתפקיד זוטר מאוד של עבודה עם ניירת או בקבלת קהל. הקונוטציה היא של תפקיד שהוא בדרג פחות ממזכירה.
  • מזכירת קבלה – מזכירה אשר מיקום ישיבתה בעמדה הראשית של החברה. בדרך כלל התפקיד  כולל מענה טלפוני (סוג של מרכזיה), מענה לדלת וקבלת אורחים, ומשימות כלליות של החברה.
  • מזכירת מנהל בכיר – מזכירה אשר תפקידה לתת שירות לאדם אחד או מס' מצומצם של אנשים. בדרך כלל כולל   טלפונים, קביעת פגישות, תיאומי נסיעות, סיוע באירגון חומר מקצועי וכיוצב'. דרג המזכירה ייקבע בהתאם לדרג המנהל.
  • עוזרת אדמיניסטרטיבית – בדרך כלל מתייחס לתפקיד שהוא פחות מזכירותי (טלפונים ותיאומי לו"ז ויומן) ויותר תפעולי / מקצועי (עבודה שוטפת מול ספקים, אירגון וריכוז מידע אשר קשור בניהול המשרד או החברה).
  • מזכירת קבלה/מ' משרד/מ' מנכ"ל – תפקיד משולב שהוא קלאסי למשרדים/חברות קטנים שבהם אין הצדקה ליותר מפונקציה אדמיניסטרטיבית אחת. אותה העובדת תשב בקבלה ותענה על טלפונים, תנהל את המשימות הכרוכות בעבודה מול הספקים והתנהלות המשרד, ותסייע למנהל/בעלים בתיאומי לו"ז כמו גם במגע ישיר עם הלקוחות.
  • עוזרת אישית – בדרך כלל מתייחס לתפקיד בו נדרשת בעיקר עזרה מקצועית למנהל בכיר. לעיתים נעשה שימוש באותו השם גם לתפקיד שבו מטפלת העוזרת בכל תחומי חייו הפרטיים של המנהל (בנקים, סידורים, סיוע לבני המשפחה וכו').
  • מ' משרד / מ' אדמיניטרטיבית – תפקיד שכולל עיסוק בהתנהלות המקום (עבודה מול ספקים, ניהול שוטף של המשרדים, רכש – ציוד משרדי, ניהול חוזם מול ספקי טלפוניה ורכב וכדומה). בדרך כלל נעשה שימוש בהגדרה מנהלת אדמיניסטרטיבית לאותו התפקיד במקומות עבודה גדולים יותר.

כמובן שקיימים תפקידים נוספים ושהגבולות בין ההגדרות השונות נוטים להיות מטושטשים ולא ברורים. בשל כך אין תמיד הסכמה בנושא, וכן כל כך חשוב לפרט עד כמה שאפשר את המשימות הנדרשות בתפקיד.

חשוב לציין באיזה סוג חברה מדובר (משרד שנותן שירותים / מוסד כלכלי / חברת סטארט אפ / היי טק וכו') – סוג החברה הוא בעל חשיבות בקביעות אופייה ובהתאמתה של העובדת. בהמשך לכך יש יתרון בציון מספר העובדים בחברה - לצורך ההדגמה: תפקיד של מנהלת אדמיניסטרטיבית במשרד עו"ד בו עובדים 80 איש, לא יתאים בהכרח למי שמגיעה עם ניסיון של ממשרד בו עובדים 7 אנשים. כדאי לציין את מקום הישיבה של העובדת במשרד. למיקום ישיבה בקבלה למשרדים יש משמעויות שונות מאשר למיקום ישיבה בעמדה בתוך המשרד, או בצמוד למשרדי המנהלים, או, לחלופין, במשרד נפרד. מומלץ לציין למי כפופה העובדת – קיימים הבדלים מהותיים בין תפקיד של מזכירה הכפופה למנהלת המשרד, לבין תפקיד מנהלת המשרד אשר אחראית גם על מזכירה, לבין תפקיד של מנהלת משרד שהיא גם המזכירה. כמובן שחשוב מאוד לציין את העיר בה נמצאת החברה, ואף את האזור בעיר על מנת לוודא שמועמדות שפונות לתפקיד נגישות מבחינת תחבורה, ולא לשכוח לפרט את שעות העבודה הנדרשות – כיון שמקצועות האדמיניסטרציה מאויישים בדרך כלל על ידי נשים, חשוב מאוד להבהיר את שעת הסיום בתפקיד ואת הגמישות הניתנת או הנדרשת לפני או מעבר לשעה זו.

נקודות להתייחסות בראיון ומשמעויות בדיקת ממליצים – במאמר נפרד...

בינתיים, שיהיה בהצלחה!!! 

תאריך: 29-12-2014